Checklist voor een geslaagd event

Het organiseren van een event kost veel tijd en energie. Vooraf en tijdens het event ben je constant bezig met de planning, uitvoering en kosten. Deze checklist biedt een duidelijk overzicht van de stappen die je moet ondernemen voor een geslaagd event.

Maak een event plan

Met een event plan bedoelen we het bepalen van het doel van het event. Is het een netwerkborrel en focust het zich op het sociale aspect? Of is het een inzameling voor een goed doel? Met het doel voor ogen kan je beter het budget, de locatie en de ticketprijs bepalen.

Bepaal het budget

Wat is het beschikbare budget dat je kan besteden om winst te maken én een mooi event neer te zetten? Als je geen vergelijkbare cijfers hebt, is het raadzaam om in gesprek te gaan met ervaren professionals in de eventbranche. Vergelijk gelijksoortige evenementen qua budget, locatie en ticketprijs. Hiermee kan je een ruime inschatting maken voor je eigen event. Werf eventueel sponsoren, zodat je meer rek in het budget hebt.  

Locatie, datum, vergunning

Bekijk eerst verschillende locaties, voordat je een definitieve beslissing maakt. Vooral in de lente- en zomermaanden staan er veel evenementen op de planning waardoor veel data uiteindelijk wegvallen. Maak een top 3 van de favoriete locaties en beschikbare data en baseer daarop je keuze. Tip: kies voor de zekerheid een tweede datum, vooral als je event weersafhankelijk is. Zoek ook uit of er speciale vergunningen of licenties nodig zijn, zodat je deze op tijd kan aanvragen. 

Thema en voorbereiding

Bij een thema hoef je niet meteen te denken aan een 70’s party. Het kan zo klein of groot als je zelf wil. Het thema is belangrijk, want het zet de toon neer van je event. Als het geen vast thema heeft, bepaal dan of het formeel (netwerkborrel) of informeel is (festival). Vergeet niet om details goed voor te bereiden, waaronder beveiliging, evacuatieplan, aankleding van de locatie, consumptiebonnen en garderobenummers. Als dat geregeld is, heb je daarover in ieder geval geen stress tijdens het event. 

Hoogtepunt van je event

Wat maakt het het waard om een ticket te kopen voor jouw event? Boek interessante sprekers of artiesten die potentiële bezoekers over de streep trekken. Let hierbij wel op voldoende afwisseling als je meerdere dingen op het programma hebt staan. Een paar lezingen achter elkaar maakt het eentonig en saai. Wissel programma items af met een interactieve workshop of een optreden van een artiest. Vergeet niet om hen te voorzien van vervoer en accommodatie. 

Promotie en teasen

De promotie van je event is erg belangrijk. Maak daarom een goede website waarop alle informatie over het event te vinden is. Denk aan datum, tijd, locatie en ticketprijs. Ook informatie over de toegankelijkheid, zoals het ov of parkeergelegenheid is belangrijk. Sociale media spelen hierin ook een grote rol. Maak een Instagram- en Facebookaccount aan en enthousiasmeer potentiële bezoekers met teasende foto’s en video’s. Blijf hierbij in lijn met je thema om zo één boodschap naar buiten te brengen.

Vergeet niet om 2 maanden van tevoren herinneringen te sturen naar bezoekers, vrijwilligers, personeel en presentatoren, sprekers of artiesten zodat je top of mind blijft!